大学教員へのメールの書き方

メールでレポートを提出してもらうと、本文や件名のないメールが来たりするのです。

件名

  • 「件名」は必ず書きましょう。特に指定されていなければ、具体的な内容を書いたほうがいいでしょう。例えば、「○○ゼミ××課題」など。

本文

  • 宛名は「教授」よりも「先生」のほうが無難な気がします。「教授」と呼ばれるのに慣れていませんし、「教授」でない教員もいます。
  • 最初に、自分が相手にとって何者かを明示しましょう。特に、大学のメールを利用していない場合、氏名の表記が設定されていない場合、署名が設定されていない場合は、誰からのメールかわからず戸惑うことがあります。
  • 本文を必ず書きましょう。本文が空白のメールを送ると、不要なメールと判定されて直接迷惑メールやゴミ箱に行ってしまい、読まれない可能性があります。実際、これらのフォルダから救い出したこともありました。不要と判定されないためにも、簡潔に用件を説明する文章をつけておきましょう。
  • 課題の提出の場合は、番号順に整理をすることも多いので、本文か件名に学籍番号が入っていると教員側の処理が楽になります。
  • 一橋先生
     
    導入ゼミを履修している社会学部1年4102345yの国立太郎です。
     
    導入ゼミ第3回の課題をwordファイルで添付します。
     
    よろしくお願いします。

氏名や署名の設定

  • 氏名や署名の設定をしたほうがいいでしょう。誰が送り手なのか、受け手にわかりやすくなります。また、署名を設定すると、本文が終わっていることが明示されます。
  • gmailでは、右上のほうにある「オプションマークをクリックし、さらにメール設定を選ぶと設定の画面が出てきます。署名は「全般」タブ、氏名は「アカウント」タブを選ぶと設定の画面が出てきます。
  • 署名には、氏名とメールアドレスぐらいは、含めておきましょう。最初の「–」(何個つけるかはお好みで、署名の開始を示す意味を持つ)はつけたほうがいいです。他の人の署名を見て、いろいろと変えてみて下さい。ちなみにgmailは、「–」は自動的に付加されるようなので、署名欄に入れる必要はないようです。


    国立太郎
    4102345y@g.hit-u.ac.jp

  • 氏名は「名前」の欄の「情報を編集」から編集できます。漢字でもローマ字でもお好みで。

確認

  • 普段、PCからのメールを利用しない人は、提出した後、きちんと送られているか確認しましょう。慣れていない場合、宛先の記述を間違えたりして、届いていなかったりすることがあります。エラーとして戻ってきていたりしないか確認しましょう。せっかく書いたレポートが届かなかったりしたら悲惨です。
  • 宛先が間違っている場合、メールが送られなかったという通知が来ます。ただ、gmailの迷惑メール振り分け機能は強力なので、送られなかったという通知のメールが迷惑メールフォルダに行っている可能性があります。レポートの提出後は、一応、迷惑メールフォルダもチェックしておきましょう。

参考になるサイト

大学教員へのメールの書き方